Phương pháp học tập tích hợp (blended learning) cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Việc chuẩn bị cho các chương trình học tập và phát triển (L&D) không hề khó nếu như bạn có nhiều nhân viên và đủ tiềm lực tài chính. Tuy nhiên, đó sẽ lại là một câu chuyện hoàn toàn khác nếu như bạn phải phụ trách hoạt động L&D trong một doanh nghiệp vừa hoặc nhỏ, khi mà bạn có thể sẽ phải tự mình làm tất cả các công việc của phòng Đào tạo. Và việc đó lại càng trở nên khó khăn hơn rất nhiều khi mà bạn cần tạo ra một chương trình học tập tích hợp (BLP) tích hợp nhiều yếu tố.

PHƯƠNG PHÁP HỌC TẬP TÍCH HỢP HỢP LÀ GÌ?

Hiệp hội phát triển tài năng (ATD) nói rằng blended learning bao gồm các sự kiện học tập mà kết hợp giữa việc học online và hướng dẫn trực tiếp. Tuy nhiên định nghĩa đó khá hạn chế. Những nguồn khác cho rằng không có một định nghĩa đơn thuần nào về blended learning, mà một chương trình blended learning (BLP) toàn diện có thể bao gồm 8 yếu tố. Bảng dưới đây thể hiện 8 yếu tố của một chương trình blended learning và mục đích sử dụng của chúng.

8 yếu tố của Blended learning

ỨNG DỤNG CÁC YẾU TỐ CỦA BLENDED LEARNING

Đối với một chuyên gia L&D tại doanh nghiệp vừa và nhỏ thì việc có thể tiếp cận với 8 yếu tố trên không phải là vấn đề, mà vấn đề chính là thời gian. Một phòng ban nhỏ hay thậm chí phòng ban chỉ có một người thì việc này cũng như việc bạn đang bị ngập tới tận eo trong một đầm lầy đầy cá sấu vậy. Mọi thứ đều quan trọng và mọi thứ đều cần được làm ngay lập tức. Do đó, chìa khoá để khiến cho chương trình blended learning thành công chính là việc phải đảm bảo áp dụng một chuỗi các sự kiện và hoạt động học tập hợp lý.

1. Bắt đầu với việc đánh giá tổ chức. Mục đích là để xác định xem những kiến thức, kĩ năng, hay thậm chí là thái độ nào hiện tại đang là yếu tổ thiết yếu dẫn tới thành công của tổ chức. Ví dụ như đặt ra các câu hỏi: Có phải việc kinh doanh đang bị tụt hậu không? Việc hỗ trợ khách hàng có phải đang dưới mức kì vọng? Có phải hiệu suất làm việc đang bị thấp không? Tinh thần của mọi người thế nào? Nhân viên có gắn bó với công ty hay không?

Họp với ban quản lý để xác định yếu tố quan trọng nhất là gì và tập trung vào đó. Thiết lập mức độ ưu tiên bằng cách đặt ra các mức quan trọng cho từng yếu tố. Mức độ cao nhất phải là những yếu tổ ảnh hưởng trực tiếp đến tài chính. Đương nhiên việc gì cũng quan trọng, nhưng bộ phận L&D sẽ được đánh giá cao nếu như có thể giải quyết được các vấn đề ảnh hưởng tới tài chính.

2. Đánh giá năng lực nhân viên. Có hai câu hỏi cần được trả lời để xác định năng lực: 1) Nhân viên cần biết rõ về những gì? 2) Nhân viên cần phải làm tốt việc gì? Hãy lập danh sách những điều cần phát triển và cải thiện cho từng nhân viên trong phòng ban bạn đang làm việc. Đặt tên danh sách này là “ADN” của phòng mình để đánh giá yêu cầu phát triển nhân viên. (Việc thêm vào các câu hỏi về thái độ thì khá dễ, nhưng bạn đừng làm thế. Hãy tập trung vào kiến thức và kĩ năng. Thay đổi thái độ khó hơn và tốn nhiều thời gian hơn. Nâng cao kiến thức và cải thiện kĩ năng tốn ít thời gian hơn và dễ dàng hơn.)

3. Bắt đầu với OJT. Mỗi tổ chức đều có một vài, có thể là còn nhiều những nhân viên có kĩ năng giỏi và kiến thức tốt. Họ là những chuyên gia giải quyết vấn đề của công ty (subject matter expert - SME). Hãy dạy họ biết cách đào tạo người khác trong công việc (on the job training). Sử dụng ADN của bộ phận để phân công cho các SME hợp lý.

4. Sử dụng các tài liệu online để hỗ trợ chương trình blended learning. Chú ý động từ ở đây là sử dụng, chứ không phải là phát triển. Và nơi tuyệt vời nhất để tìm các tài liệu miễn phí online chính là Youtube. Thực ra Youtube như là một trường đại học! Hãy tìm những video hợp lý liên quan tới các kĩ năng mà cần được phát triển. Viết ra một danh sách gồm tiêu đề và các đường link của những video đó.

5. Chỉ định bài tập. Chuyển tài liệu học online cho những nhân viên cụ thể và yêu cầu họ xem các video đó. Đưa cho họ một mẫu đánh giá bài tập đơn giản, mà cần điền vào và nộp lại. Mẫu này bao gồm từ 3 đến 5 câu hỏi mà bao trùm những điểm chính của tài liệu đào tạo online.

Cần phải trả tiền cho nhân viên để họ xem những video đó. Hầu hết các video kéo dài từ 3 đến 10 phút. Giả sử 10 người tham gia BLP và lương của họ là 15 đô một giờ. Mỗi người được giao cho xem một video dài 5 phút. Tổng chi phí công ty mất là 28.13 đô nếu công ty trả họ gấp rưỡi khi làm thêm giờ. Bạn hãy thử tính lượng thời gian phải bỏ ra để tạo và chỉnh sửa một video 5 phút. Nhân thời gian đó với tỷ lệ lương của giảng viên và thiết kế. So sánh hai chi phí đó, đâu là phương án tốt hơn?

Vấn đề ở đây là, hãy cố gắng sử dụng các nguồn lực chung luôn sẵn có và miễn phí. Hãy xem các nguồn lực online này như là điều kiện tiên quyết. Việc này cho các nhân viên L&D có thời gian để tạo ra các chương trình đào tạo cụ thể cho từng công việc hay cho cả công ty mà có thể được sử dụng nhiều lần.

6. Tải các tài liệu tham khảo vào mạng lưới chung của công ty. Chúng không cần phải đặc biệt và cũng không yêu cầu một mạng lưới quản lý học tập (LMS). Nếu có thì tốt, nhưng những điều đó có thể được thêm vào sau khi hoàn thành các nhiệm vụ cần thiết của BLP. Các tài liệu cần phải cập nhập và chính xác. Đảm bảo rằng nhân viên có thể tiếp cận được tài liệu từ các trình duyệt trên điện thoại (vì hầu hết mọi người đều có điện thoại có trình duyệt). Công ty có thể mất thêm khoảng vài nghìn đô để thuê thiết kế Web, nhưng chi phí này cũng không đắt đỏ khi chúng ta xét đến các mục tiêu và kết quả dài hạn.

7. Thiết kế và thực hiện ILT. Các SME của công ty chính là những người hướng dẫn. Họ có chuyên môn và nghiệp vụ của các công việc cụ thể. Các chuyên gia L&D có thể hợp tác với họ để đảm bảo về việc học viên tham gia. Hãy hướng dẫn các SME, giúp họ cải thiện các kĩ năng thuyết trình nếu cần thiết.

Thay vì việc bỏ ra một núi tiền để cố tạo ra các chuyên đề học online hay các bộ phận trợ giúp nội bộ, bạn chỉ cần quay video lại khi các SME diễn giải các kĩ năng, quy trình hay kĩ thuật. Bạn cũng không cần phải chèn audio, các SME sẽ giải thích trong các phiên ILT luôn. Rồi lại quay video, ghi lại bài thuyết trình của SME và lại tải lên mạng công ty để củng cố những gì đã được trình bày trên lớp. Và bạn có thể sẽ cần phải chèn lại một file audio rõ ràng và dễ hiểu hơn vào video này.

8. Hãy xem xét các việc coaching, mentoring, và học ngoài xã hội là các yếu tố “có thì tốt”. Trong một bộ phận chỉ có một người thì việc phát triển chương trình nên được ưu tiên. Mở rộng OJT để tạo ra các chương trình coaching. Đừng quá lo lắng về yếu tố mentoring nếu như mục tiêu của BLP không phải là cải thiện kĩ năng lãnh đạo. Cuối cùng, trong một công ty nhỏ thì mọi người sẽ tự học tập lẫn nhau, bạn không cần lo về yếu tố này.

KẾT LUẬN

Có thể trên đây có một vài ý kiến trái chiều. Nhưng khi bạn đã bị ngập trong đầm lầy cá sấu, thì việc bạn cần làm là: 1)Thoát ra ngoài đầm lầy và... 2) Tránh xa khỏi đó!

Bằng cách tập trung vào những điều cơ bản, giúp công ty cạnh tranh thành công và làm hài lòng khách hàng, bộ phận L&D sẽ chứng mình giá trị của mình.